Unternehmen haben die Möglichkeit, ihr Buchführungsarchiv nicht nur physisch (auf Papier), sondern auch in elektronischem Format aufzubewahren, sofern diese jederzeit ausgedruckt werden können – sowohl wenn die Einrichtung es benötigt als auch auf Anfrage der Kontrollorgane.
Diese Regelungen wurden durch den Erlass des Ministers für öffentliche Finanzen (MFP – Ministerul Finanțelor Publice) Nr. 2634/2015 über Buchführungsdokumente eingeführt, der im Amtsblatt (Teil I) Nr. 910 vom 9. Dezember 2015 veröffentlicht wurde und ab dem 1. Januar 2016 gilt.
So wird in Anhang Nr. 1 (Allgemeine Normen für die Erstellung und Verwendung von Buchführungsdokumenten) des OMFP 2634/2015 bestimmt, dass die Aufbewahrung von Belegen, Buchführungsregistern und anderen Buchführungsdokumenten gegebenenfalls am Steuerwohnsitz, am Gesellschaftssitz oder an Nebensitzen, auf Papier oder auf elektronischen Datenträgern erfolgt.
Werden die Buchführungsunterlagen mithilfe von EDV-Programmen geführt, können die Buchführungsdokumente auf technischen Trägern für die Dauer der in den geltenden Rechtsvorschriften vorgesehenen Fristen aufbewahrt werden, sofern sie jederzeit ausgedruckt werden können.
Gleichzeitig legt die geltende Gesetzgebung fest, dass Buchführungsdokumente auf der Grundlage von Dienstleistungsverträgen auch von zu Archivdienstleistungen zugelassenen Wirtschaftsbetreibern aufbewahrt werden können.
Die Verantwortung für die Aufbewahrung der Buchführungsdokumente obliegt dem Geschäftsführer, dem Kreditordner oder einer anderen Person, die für die Verwaltung der Begünstigten zuständig ist.
Anlässlich von Kontrollen durch die zuständigen Organe sind die Einrichtungen verpflichtet, die angeforderten Dokumente auf Anfrage vorzulegen.
Die Aufbewahrungsfrist für Lohnlisten beträgt 50 Jahre; die Aufbewahrungsfrist für Register und andere Buchführungsdokumente beträgt 10 Jahre ab dem Abschluss des Geschäftsjahres, in dem sie erstellt wurden, mit Ausnahme der unten aufgeführten Dokumente.
Achtung! Buchführungsdokumente, die die Herkunft von Gütern mit einer Nutzungsdauer von mehr als 5 Jahren belegen, werden für den der Nutzungsdauer entsprechenden Zeitraum aufbewahrt.
Stellt eine Gesellschaft ihre Tätigkeit ein, werden die Buchführungsdokumente gemäß den Bestimmungen des Gesellschaftsgesetzes Nr. 31/1990 in seiner republikanischen Fassung aufbewahrt oder an das Staatsarchiv übergeben.
Die Archivierung von Buchführungsdokumenten in Papierform erfolgt gemäß den Rechtsvorschriften und unter Einhaltung folgender allgemeiner Regeln:
- Dokumente werden in Akten, nummeriert und gebunden, zusammengefasst;
- Die Zusammenstellung der Dokumente in Akten erfolgt chronologisch und systematisch innerhalb jedes Geschäftsjahres. Die so archivierten Akten werden in speziell dafür vorgesehenen Räumen aufbewahrt, die gegen Beschädigung, Zerstörung oder Entwendung gesichert und mit Brandschutzvorrichtungen ausgestattet sind.
Die Evidenz der Dokumente im Archiv wird mit Hilfe des Evidenzregisters gemäß dem Gesetz über das Nationalarchiv Nr. 16/1996 in seiner republikanischen Fassung geführt, in dem die ins Archiv eingegangenen Akten und Dokumente sowie ihre Bewegungen im Laufe der Zeit verzeichnet werden.
Die Aussonderung von Buchführungsdokumenten aus dem Archiv der Einrichtung, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, wird durch eine gemäß den eigenen Verfahren der Einrichtung gebildete Kommission vorgenommen. In diesem Fall wird ein Protokoll erstellt und die ausgesonderten Dokumente werden aus dem Archivevidenzregister ausgetragen.