Підприємства мають можливість зберігати архів фінансово-бухгалтерських документів не лише у фізичному вигляді (на паперових носіях), а й в електронному форматі, за умови що вони можуть бути роздруковані в будь-який момент — як за потребою суб’єкта, так і на вимогу контролюючих органів.
Ці аспекти були введені Наказом Міністра публічних фінансів (MFP) №2634/2015 щодо фінансово-бухгалтерських документів, нормативний акт опублікований в Офіційному моніторі (Частина I) №910 від 9 грудня 2015 року, із застосуванням з 1 січня 2016 року.
Таким чином, у Додатку №1 (Загальні норми складання та використання фінансово-бухгалтерських документів) OMFP 2634/2015 передбачено, що зберігання первинних документів, облікових регістрів та інших фінансово-бухгалтерських документів здійснюється, залежно від випадку, за місцем реєстрації, юридичною адресою або вторинними офісами — на паперових або електронних носіях.
У разі якщо бухгалтерський облік ведеться за допомогою комп’ютерних програм, фінансово-бухгалтерські документи можуть зберігатися на технічних носіях протягом строків, передбачених чинним законодавством, за умови що їх можна роздрукувати в будь-який момент відповідно до потреб суб’єкта або на вимогу контролюючих органів.
Разом з тим, чинне законодавство встановлює, що фінансово-бухгалтерські документи можуть зберігатися на підставі договорів про надання послуг і уповноваженими операторами в сфері архівних послуг.
Відповідальність за зберігання фінансово-бухгалтерських документів несе адміністратор, розпорядник коштів або інша особа, на яку покладено обов’язок управління організацією-бенефіціаром.
Під час перевірок, що проводяться уповноваженими органами, суб’єкти зобов’язані надати на їхню вимогу запитувані документи.
Строк зберігання відомостей з нарахування заробітної плати становить 50 років, а строк зберігання облікових регістрів та інших фінансово-бухгалтерських документів — 10 років, починаючи від дати закриття фінансового року, у якому вони були складені, за винятком нижченаведених документів.
Увага! Фінансово-бухгалтерські документи, що підтверджують походження майна строком корисного використання понад 5 років, зберігаються протягом відповідного строку корисного використання.
У разі припинення діяльності підприємства фінансово-бухгалтерські документи зберігаються відповідно до положень Закону про товариства №31/1990, у редакції зі змінами та доповненнями, або передаються до державних архівів відповідно до законодавчих положень у цій сфері.
Архівування фінансово-бухгалтерських документів у паперовому форматі здійснюється відповідно до законодавчих положень з дотриманням таких загальних правил:n
- n t
- документи групуються у справи, пронумеровані та прошнуровані;
- групування документів у справи здійснюється в хронологічному та систематичному порядку в межах кожного фінансового року, до якого вони відносяться. Заархівовані таким чином справи зберігаються у спеціально обладнаних для цього приміщеннях, захищених від пошкодження, знищення або викрадення, оснащених засобами пожежогасіння.
n t
n
nОблік документів в архіві ведеться за допомогою Реєстру обліку відповідно до Закону про Національні архіви №16/1996, у редакції зі змінами, в якому фіксуються справи і документи, що надійшли до архіву, а також їхній рух із часом.
Вилучення з архіву суб’єкта фінансово-бухгалтерських документів із простроченим строком зберігання, передбаченим цими нормами, здійснюється комісією, утвореною відповідно до власних процедур суб’єкта.
У такому разі складається акт та вноситься відмітка про виключення вилучених документів з Реєстру обліку архіву.
Джерело: PR Alfa