Societatile au posibilitatea de a pastra arhiva documentelor financiar-contabile nu doar fizic (pe suport de hartie), ci si in format electronic, cu conditia ca aceastea sa poata fi listate in orice moment, fie atunci cand entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control.
Aceste aspecte au fost introduse prin Ordinul Ministrului Finantelor Publice (MFP) nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, act normativ publicat in Monitorul Oficial (Partea I) nr.910 din data de 9 decembrie 2015, cu aplicabilitate de la 1 ianuarie 2016.
Astfel, in Anexa nr.1 (Norme generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile) a OMFP 2634/2015 se prevede ca pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
In acelasi timp, legislatia aflata in vigoare, stabileste ca documentele financiar-contabile pot fi pastrate in baza unor contracte de prestari servicii si de catre operatori economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.
Raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.
Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia documentelor de mai jos.
Atentie! Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
In cazul in care activitatea unei societati inceteaza, documentele financiar-contabile se pastreaza in conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.
Arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii.
In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
Sursa: PR Alfa